|
|
|
Software pod lupą
O programie rekomendacji PSZK "Informatyka i Ludzie" rozmawiamy z jego szefem, Jackiem
Moskalewem.
Prowadzi Pan w imieniu Polskiego Stowarzyszenia Zarządzania Kadrami badanie oprogramowania wspomagającego pracę działów personalnych. Na czym polega ten program?
Zacznę może od tego, skąd wziął się ten program i czemu ma służyć. Prawdopodobnie każdy z czytelników znalazłby w swoim otoczeniu kogoś, kto właśnie przymierza się do wyboru oprogramowania bądź doświadcza wdrożenia. Działa pod presją czasu, musi dokonać optymalnego wyboru porównując ze sobą ogromną liczbę szczegółów charakteryzujących poszczególne oferty. I nasz program ma właśnie pomóc tym osobom. Chcemy spokojnie i starannie wg usystematyzowanego schematu poznać oprogramowanie oferowane na rynku, porównywać je ze sobą i służyć koleżankom i kolegom kadrowcom pomocą w tym trudnym wyborze. Chcemy wskazywać najlepsze rozwiązania, przyczynić się do edukacji naszego środowiska, wywołać dyskusję na temat wartości zmian wywoływanych w naszej pracy przez jej informatyzację, no i w końcu po to, żeby przełamać pewne bariery i schematy wywołujące obawy przed stosowaniem tych nowoczesnych narzędzi, żeby koleżanki i koledzy wiedzieli jak wybierać, na co zwracać uwagę, itp.
Program funkcjonuje w ten sposób, że firmy zainteresowane uzyskaniem rekomendacji PSZK dla swojego oprogramowania występują do Stowarzyszenia z wnioskiem w tej sprawie. W zależności od kategorii oprogramowania, podczas audytu stosujemy podstawowy lub rozszerzony zestaw kryteriów.
Ile kategorii systemów wyróżnia program rekomendacji PSZK?
Są trzy klasy oprogramowania - od spełniających podstawowe wymogi prawne aż po najbardziej zaawansowane funkcjonalnie oprogramowanie zintegrowane z innymi systemami wspomagającymi zarządzanie w firmie. Nasze badanie nie ma na celu wartościowania tych programów, ale ich opis. Dla niektórych firm w zupełności wystarczą takie najbardziej proste programy i będzie to najlepsze z możliwych rozwiązań. Dla innych optymalne będą bardzo rozbudowane, elastyczne systemy do zarządzania.
Opracowaliśmy ponad 150 kryteriów funkcjonalnych związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi w firmie. Wykorzystujemy je wszystkie w przypadku tych najbardziej zaawansowanych programów. W przypadku prostszych programów kryteriów jest oczywiście mniej. Mamy też ok. 120 kryteriów związanych z dziedziną informatyczną, serwisem i usługami posprzedażowymi.
Np. jednym z kryteriów jest możliwość przekazywania pracownikowi wynagrodzenia na jedno (lub w przypadku wyżej kwalifikowanych systemów - więcej niż jedno) konto bankowe. Innym jest współpraca z ZUS-owskim programem "Płatnik", a jeśli nie współpraca, to możliwość eksportu danych do "Płatnika". Nasze pytania wiążą się z funkcjonalnością użytkową oraz ze zgodnością oprogramowania z prawem. Innym kryterium jest możliwość generowania danych do druków sprawozdawczych np. dla Głównego Urzędu Statystycznego, lub, co jest bardziej związane z zarządzaniem, możliwość tworzenia raportów, które by informowały zarząd o rzeczach istotnych dlań. Mogą to być standardowe informacje, jak np. piramida wieku, ale także np. możliwość tworzenia zestawień według dowolnych kryteriów, określanych przez użytkownika.
Jest Pan niezależnym doradcą, ale Pana dotychczasowa kariera związana była z zarządzaniem kadrami. Jak radzi sobie Pan z oceną wartości informatycznej oferowanego software?
Nie jestem sam. Mamy zespół -za część informatyczną projektu odpowiada Michał Gaworczyk, ja jestem odpowiedzialny za całość.
W jaki sposób przeprowadzany jest sam audyt?
Wspomniane wyżej zestawy kryteriów są podstawą do przeprowadzenia audytu. Zanim pojedziemy do firmy przeprowadzić audyt, prosimy o wcześniejsze nadesłanie nam informacji na temat działalności firmy i opisu oprogramowania, staramy się też zdobyć jak największą liczbę dokumentów na jego temat.
Kiedy już się z nimi zapoznamy i przygotujemy sobie listę dodatkowych pytań, wątpliwości - umawiamy się na wizytę w firmie. Siadamy tam do zestawu składającego się serwera i dwóch stanowisk roboczych i zaczynamy naszą pracę, krok po kroku analizując, czy programowanie spełnia nasze kryteria.. Po pierwsze sprawdzamy, czy program w ogóle spełnia dane funkcje, a po drugie - jak. Czasem uzupełniamy to o jakieś szczegółowe wyjaśnienia. Audyt trwa cały dzień.
Czy te dwa stanowiska robocze oraz serwer pozwalają na pełną symulację sytuacji w dziale personalnym?
Firmy poddające się audytowi otrzymują wcześniej dokładną informację, jak ma wyglądać środowisko testowe. Prosimy m.in. o umieszczeniu w nim testowej bazy danych, zawierającej ewidencję co najmniej 50 pracowników w różnych układach wynagrodzeń (np.: 40 pracowników zatrudnionych na umowę o pracę i 10 zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych). Dane testowe powinny obejmować okres co najmniej 1 roku rozliczania wynagrodzeń.
Czy ten zestaw to nie za mało? Jak wszyscy wiemy, "diabeł tkwi w szczegółach"...
Toteż nasze badania są bardzo drobiazgowe. Stawiamy przed systemami nieraz niecodzienne wymagania. Np.: zlecamy zatrudnienie pracownika, który już dwa razy w ciągu roku zmieniał pracodawcę, u obu korzystał z urlopów, dni wolnych oraz zwolnień chorobowych i analizujemy jak system radzi sobie ze zbilansowaniem tego w skali roku; rozwiązujemy problem dnia wolnego za święto przypadające w niedzielę; symulujemy zatrudnienie w systemie czterobrygadowym wg układu ponadzakładowego obowiązującego w hutnictwie i każemy obliczać świadczenia dla pracownika, który z jakichś powodów miał dłuższą przerwę w pracy. Sprawdzamy, jak system radzi sobie z drukowaniem sprawozdań PIT lub dokumentów dla ZUS... Czasem żartujemy, że ma to charakter takich crush-testów, tyle że dla oprogramowania..
Co jest wynikiem takiego całodziennego audytu?
Przy wszystkich badanych kryteriach zaznaczamy, czy oferowane oprogramowanie spełnia wyspecyfikowane funkcje, czy nie oraz umieszczamy nasze komentarze. W ten sposób mamy dość szczegółowe informacje o ofercie oprogramowania, ale nie wiemy, czy użytkownicy faktycznie są z niego zadowoleni. I tu zaczyna się druga część naszych badań. Kontaktujemy się z użytkownikami oprogramowania korzystając z list referencyjnych udostępnionych nam przez firmy zgłaszające się do programu. Spotykamy się z użytkownikami, prosimy ich o wypełnienie kwestionariuszy lub prosimy o swobodne opinie. Kiedy spotkamy się z istotną negatywną opinią konfrontujemy ją z opiniami innych użytkowników - chcemy w ten sposób uniknąć obciążania oprogramowania błędami powstałymi z winy użytkownika. Potem powstaje z tego raport.
I co dzieje się z tym raportem?
Firma oferująca oprogramowanie może uzyskać rekomendację, przy czym to nie my jej udzielamy, ale na nasz wniosek robi to Kapituła Programu "Informatyka i Ludzie". Użytkownicy - aktualni i przyszli - mogą z kolei dowiedzieć się,na podstawie naszych raportów, jakie zastosowanie ma przebadane oprogramowanie. Beneficjantem programu jest także dostawca systemu, ponieważ uzyskuje informacje o tym, na co kadrowcy zwracają szczególną uwagę, co potencjalni klienci mogą zakwestionować, oraz co w oprogramowaniu można rozwinąć lub usprawnić we wdrożeniu lub serwisie.
Ile firm poddało swoje oprogramowanie próbie audytu?
Dopiero zaczęliśmy. Na przełomie czerwca i lipca przeprowadzaliśmy audyty systemów wspomagających zarządzanie kadrami oferowanych przez firmy KOMA oraz MATRIX.PL. Raporty przekazaliśmy Kapitule Programu "Informatyka i Ludzie", więc jeszcze nie możemy ujawniać szczegółów na temat badanego oprogramowania. Wiemy już, że jako kolejna chce nas zaprosić firma SAP.
Czy raporty z audytów będą dostępne dla środowiska HR, a jeśli tak, to gdzie ich szukać?
Mamy nadzieję, że m.in. na łamach Personelu. Oczywiście przede wszystkim na naszej stronie internetowej pod adresem:
http://www.pszk.org.pl/informatyka/index.html. Niebawem znajdą się tam informacje z pierwszych audytów. Skoro jesteśmy przy adresach, to chciałbym poprosić czytelników "Personelu" chętnych do podzielenia się z nami swoimi opiniami o używanym oprogramowaniu o zgłoszenie do naszego biura na
adres:pszk@ism.com.pl
z podaniem w nagłówku: "Informatyka i Ludzie - opinie - nazwa oprogramowania". Z pewnością skorzystamy z ich pomocy podczas kolejnych audytów, a może stworzymy jakąś inną płaszczyznę wymiany informacji.
Dziękuję za rozmowę
Paweł Berłowski |
|
