|
|
|
Informatyka i ludzie
Czego środowisko HRM spodziewa się po oprogramowaniu do zarządzania kadrami?
Ryszard Michalczyk
Autor jest doradcą zarządu grupy kapitałowej PSE ds. personalnych; jest prezesem zarządu Polskiego Stowarzyszenia Zarządzania Kadrami; jest inicjatorem programu "Informatyka i ludzie".
Kontakt: pszk@ism.com.pl
Środowisko dyrektorów ds. HR jest co raz bardziej zagubione przeglądając oferty, jakie napływają ze strony dostawców oprogramowania wspomagającego zarządzanie personelem. Często dyskutuje się o tym, jaki program wybrać, który jest lepszy, jakie są doświadczenia z aktualizowaniem tych programów, ile to kosztuje, jak szybko firma wdrażająca czy też bezpośrednio producent jest w stanie reagować na potrzeby działu HR, jak bardzo elastyczne są te programy i dostosowane do potrzeb ZZL? PSZK chce dać środowisku dokładne informacje na ten temat i rekomendować produkty spełniające oczekiwania działów personalnych. Pomóc ma w tym program rekomendacji "Informatyka i ludzie".
Postanowiliśmy oprogramowanie wspomagające zarządzanie personelem podzielić na dwie części. Pierwsza to ta, która obsługuje czynności wymagane przepisami prawa: obliczanie płac, sprawozdawczość, kodeks pracy, ubezpieczenia społeczne, czyli to, co pracodawca formalnie musi robić zgodnie z wymogami prawa. Aktualizacja tu jest częsta, bo prawo się zmienia, i oczekiwalibyśmy od firmy wdrażającej, aby program szybko reagował na te zmiany, żebyśmy nie musieli czekać tygodniami czy nawet miesiącami na to, żeby móc zastosować nowe przepisy, abyśmy tego dnia, którego się zmienia kodeks pracy, mieli to już w oprogramowaniu.
Od oczekiwań...
Chodzi też o to, żebyśmy mogli sami dokonywać zmian związanych z nowymi przepisami, żebyśmy nie musieli za każdym razem chodzić po serwis i płacić po 150 dolarów za godzinę pracy konsultanta. Zdarzały się przypadki, że informatycy sami specjalnie wprowadzali nas w błąd, konstruowali takie oferty, żeby po prostu dla siebie mieć dodatkowy zysk z serwisowania (dojazd, cena za godzinę pracy itd.). Mam nadzieję, że już potrafimy ominąć takie pułapki.
Coraz częściej zarządy domagają się, aby oprogramowanie generowało raporty, mówiące jak podnosić efektywność. Na koszty pracy wszyscy teraz bardzo zwracają uwagę, wcale się nie dziwię, że pracodawca chce widzieć ile pracownik go kosztuje i ile przynosi zysku firmie. Pytanie:
czy istniejące na ryku oprogramowania pomagają w optymalizacji zatrudnienia, planowaniu zatrudnienia w firmach?
Wydaje mi się, że jest pewna przesada w ulotkach istniejących firm producenckich czy wdrażających oprogramowanie, mówiąca, że "nasz program pomoże Ci w planowaniu zatrudnienia". Tak naprawdę okazuje się, że owszem - możemy mieć strukturę organizacyjną, poszczególne działy, piony a nawet stanowiska pracy, ale to jeszcze nie pozwala na planowanie zatrudnienia. Każda firma jest specyficzna, w związku z tym inaczej będzie się planowało zatrudnienie na produkcji, inaczej w firmie typowo sprzedażowej, sieciowej, inaczej w firmie usługowej i myślę, że jedynie super-dedykowane programy pod potrzeby konkretnej firmy mogą wspomagać proces planowania i optymalizacji zatrudnienia, a i te nie do końca.
Ta druga część, to coś do dyspozycji pracodawcy. W zależności od tego, jak jest rozbudowana i jak ma być wspomagana polityka zarządzania zasobami ludzkimi, oczekujemy od takiego programu odpowiedniej elastyczności, aby umożliwiał nam wprowadzanie różnych systemów wynagrodzeń, polityki kadrowej, wspomagania się nowoczesnymi metodami rekrutacji i selekcji kadr on-line, bez konieczności korzystania w niektórych przypadkach z usług firm headhunterskich.
Inną kwestią są systemy ocen. Oprogramowania, z którymi ja się zetknąłem, mają wbudowany podmoduł "system ocen". Tylko, że zwykle opierają się one na w miarę elastycznym dostosowaniu systemu ocen do pewnych kryteriów punktowych lub procentowych. A co w firmach, w których na przykład system ocen nie jest skorelowany z systemem motywacji czy systemem wynagrodzeń, ale odgrywa olbrzymią rolę, bo od
systemu ocen oczekujemy głównie informacji zwrotnej dla pracowników. A co jest, jeżeli system ocen jest systemem typowo opisowym? Na to już proponowane nam programy nie odpowiadają.
Oczekujemy też, żeby ten zintegrowany system oraz moduł HR-owy mogły rzeczywiście się ze sobą komunikować w dowolnym czasie.
To znaczy, żebyśmy po wprowadzeniu jednego modułu - np. księgowo-finansowego - bez problemu mogli za pół roku wprowadzić następny i żeby nie było z tym absolutnie żadnych problemów.
...do praktyki
Kluczowe pytania, jakie powinni postawić sobie właściciele firm i HR-owcy, dotyczą strategii firmy. Inaczej mówiąc, chodzi o odpowiedź na pytanie:
do czego nam to oprogramowanie jest potrzebne? Jak dalece zaawansowaną politykę zarządzania zasobami ludzkimi będziemy prowadzić w firmie, na ile to oprogramowanie będzie rzeczywiście optymalne - będzie pokazywać wpływ pracowników na poszczególne procesy działalności firmy i pomagać w analizie efektywności zarządzania.
Ważne jest również to, na ile firma jest zintegrowana w ramach branży, czy system pozwala nam na komunikowanie się z innymi firmami. Mam tu na myśli głównie logistykę, ale czasami w procesie zarządzania zasobami ludzkimi też jest to ważne, zwłaszcza w firmach sieciowych, w przypadku fuzji, przejęć - czy firmy są ze sobą kompatybilne i czy branża używa takiego samego czy podobnego oprogramowania?
Innym problemem jest wielkość firmy. Jeżeli do tej pory funkcjonował prosty system kadrowo-administracyjny, który obsługiwał jeden pracownik i nagle właściciel mówi" "Wprowadźmy teraz jakiś zintegrowany system zarządzania" - to czy my jesteśmy na to w ogóle przygotowani? Czy mamy własne zaplecze informatyczne, czy tylko i wyłącznie jesteśmy zdani na konsultantów zewnętrznych?
Rada
Należy zwrócić uwagę też na kulturę pracy - czy system informatyczny pisany jest według określonej zasady zarządzania. Bo jeżeli dominowało u nas zarządzanie przez cele, to niekoniecznie miało odwzorowanie w wynikach finansowych. Kiedy nagle wprowadzamy zarządzanie przez konkretne wyniki, to system może być niedopasowany do kultury firmy.
W końcu ważna jest również ilość, rodzaj i obieg dokumentów. Jaka to jest masa, jaka to jest skala. Powinniśmy oczekiwać od firmy wdrażającej oprogramowanie, że coś nam zaproponują, ujednolicą format dokumentów tak, aby ze sobą współgrały stylem, jakością, możliwością przepływu.
Często jeden wydział w fabryce pisze zupełnie inaczej niż reszta, nieraz na różnych papierach firmowych jest inne logo, dokumentacja nie jest dopasowana do wymogów zewnętrznych i wewnętrznych.
Wniosek
Różne potrzeby działów personalnych są realizowane w różny sposób przez dostawców software'u. Porównywanie oprogramowania różnej klasy nie stworzy rankingu od najlepszego do najgorszego, ale pozwoli klientom dowiedzieć się z niezależnego i profesjonalnego źródła, co i jak oferują nam poszczególni dostawcy.
[pb] |
|
